Automatizaciones que todo profesional debería tener: del recordatorio al seguimiento post-sesión

Si eres nutricionista, psicólogo, entrenador, kinesiólogo, terapeuta, estilista o cualquier profesional de servicios, probablemente tu día se ve así: responder mensajes, confirmar horas, recordar a la gente que tiene sesión y enviar la dirección o el link de Zoom una y otra vez.

Funciona hasta cierto punto, pero hay un límite: olvidas mandar un recordatorio, se te pasa un seguimiento y dejas ir clientes solo porque el día no te alcanzó.

Las automatizaciones no reemplazan tu trato humano. Lo que hacen es encargarse de los mensajes repetitivos, dispararse en el momento correcto (antes, después, 30/60/90 días) y dejarte libre para enfocarte en la sesión, no en el calendario.

Automatización 1 – Confirmación y recordatorios antes de la sesión

Apenas un cliente reserva, deberías enviar automáticamente confirmación de día y hora, modalidad (online/presencial) y dirección o link de reunión. Con OnTheDot esto se puede dejar listo como plantilla por servicio. El cliente sabe al instante que la reserva quedó hecha.

Un recordatorio típico a 24 horas reduce mucho los olvidos:

"Hola [Nombre], te recuerdo tu sesión mañana [día] a las [hora]. Si necesitas reprogramar, hazlo desde este enlace: [link de tu agenda]."

Configurado una vez, se envía solo por email/SMS/WhatsApp según el plan.

Para muchos profesionales, un mensaje 2–3 horas antes es clave: el cliente se organiza y reduce las excusas de "se me pasó". OnTheDot permite encadenar estos recordatorios para que tu agenda llegue lo más llena posible al día de atención.

Automatización 2 – Mensaje pre-sesión con instrucciones o formularios

Antes de cierta sesión (primera consulta, evaluación, etc.) conviene enviar requisitos básicos (ayuno, ropa cómoda, documentos, etc.) y expectativas sobre la sesión. Así llegas a la hora trabajando, no explicando lo que ya pudiste automatizar.

Con los formularios personalizados de OnTheDot (Plan Premium) puedes enviar anamnesis, cuestionarios o checklists, recibir respuestas antes de la sesión y revisar todo dentro de la ficha del cliente. El disparo puede ser automático cuando se reserva cierto tipo de servicio.

El flujo típico: creas el formulario (según tu rubro), lo asocias a un servicio específico y definís en qué momento se envía (ej. justo al reservar o 24 horas antes). Desde ahí, cada nueva reserva dispara el formulario correcto sin que tengas que acordarte.

Automatización 3 – Seguimiento post-sesión con próximos pasos claros

Después de una sesión, muchos clientes salen motivados, pero al llegar a la casa, se enfrían. Un mensaje post-sesión puede incluir 2–3 puntos clave acordados, un recordatorio del objetivo y sugerencia de próxima sesión.

No esperes a que el cliente decida solo. El mensaje puede decir:

"Si quieres seguir avanzando en [objetivo], te recomiendo agendar la próxima sesión en X semanas. Aquí tienes el enlace a mi agenda: [link]."

OnTheDot permite automatizar este mensaje al cabo de unas horas tras la sesión.

Mientras tanto, tú registras notas internas en la ficha del cliente y guardas avances, barreras y acuerdos. Todo queda centralizado, listo para la siguiente sesión.

Automatización 4 – Reactivación de clientes inactivos (30/60/90 días)

Muchos clientes no vuelven por falta de sistema, no por mala experiencia. OnTheDot te muestra última fecha de sesión y quién lleva 30, 60 o 90 días sin agendar. Son candidatos ideales para reactivación.

Ejemplos de mensajes de reactivación suaves pero directos:

• A 30 días: "¿Cómo vas con [objetivo]? Si quieres revisar avances, puedes agendar aquí: [link]."
• A 60 días: "Han pasado un par de meses desde que trabajamos en [tema]. Si sientes que sería útil un control, puedes reservar aquí: [link]."
• A 90 días: "Solo paso a saber cómo sigues con [objetivo]. Si quieres retomar o plantear nuevas metas, aquí está mi agenda: [link]."

Se sienten cuidados, no perseguidos.

Con las automatizaciones avanzadas de OnTheDot puedes definir reglas por tiempo desde la última sesión, asignar textos distintos para 30/60/90 días y dejar que el sistema envíe los mensajes automáticamente. Tu base de clientes se mantiene viva aunque no tengas tiempo de escribirle uno por uno.

Automatización 5 – Nutrición de la relación: aniversarios, hitos y programas

Pequeños gestos automatizados marcan la diferencia: "Hace 6 meses iniciamos tu proceso en [tema]", "Se cumple 1 año desde tu primera sesión", "Felicitaciones por completar tu programa". Estas fechas se pueden gestionar desde el mini-CRM de OnTheDot.

No todo tiene que empujar a una venta. También puedes agradecer por confiar, reforzar logros y recordar que sigues disponible si necesitan apoyo. Eso mantiene tu nombre en la mente del cliente para futuras necesidades o recomendaciones.

De forma natural puedes incluir un enlace para agendar un control e invitar a compartir tu perfil de OnTheDot si conocen a alguien con un problema similar. Automatizas contacto, pero sigues construyendo relación.

Cómo implementar estos flujos en OnTheDot sin ser experto en tecnología

En OnTheDot, casi todo parte de reserva creada, reserva realizada y reserva sin nueva cita X días después. Cada evento puede disparar un flujo distinto.

Puedes crear plantillas diferentes para primera consulta, sesiones de seguimiento y programas específicos. Y asociar cada plantilla al servicio correcto, sin reescribir todo cada vez.

Desde el panel puedes observar no-shows, reagendaciones y clientes reactivados. Con eso ajustas tono de los mensajes, tiempos (quizás 48h antes en vez de 24h, etc.) y servicios que más conviene automatizar.

[STEPS]

[STEP:Usa la agenda inteligente como disparador de automatizaciones]

[STEP:Configura plantillas por tipo de servicio]

[STEP:Revisa métricas básicas para optimizar tus mensajes]

[/STEPS]

Preguntas frecuentes

¿No se siente frío automatizar mensajes con mis clientes?

No, si el contenido tiene tu tono, habla de sus objetivos y es claro y respetuoso. La automatización es el "cómo" se envía, no el "qué" dices. El mensaje sigue siendo tuyo.

¿Puedo seguir personalizando aunque use automatizaciones?

Sí. Puedes tener automatizaciones base y, cuando lo necesites, escribir mensajes manuales complementarios. OnTheDot no te quita control, te libera tiempo.

¿Qué pasa si atiendo distintos tipos de servicios?

Puedes crear flujos distintos por servicio y ajustar textos y tiempos según la realidad de cada uno (ej. terapia vs entrenamiento vs estética). La lógica es la misma, pero con matices según el caso.

¿Es mejor enviar todo por WhatsApp o combinar canales?

Depende de tu público, pero suele funcionar bien: confirmaciones y recordatorios por WhatsApp o SMS, y correos para mensajes un poco más largos o con más contexto. OnTheDot permite mezclar canales según tu plan y lo que mejor funcione.

Conclusión: automatizar para liberar tiempo, no para deshumanizar tu consulta

Las automatizaciones no están para convertir tu consulta en un robot. Están para hacerse cargo de lo repetitivo, asegurar que nadie se pierda por falta de seguimiento y mantener tu agenda llena sin que vivas pegado al celular.

OnTheDot combina agenda inteligente, mini-CRM y automatizaciones para que tu negocio tenga un sistema estable mientras tú te concentras en lo que importa: las sesiones con tus clientes.

Configura estos flujos básicos en OnTheDot y con unos pocos pasos tendrás recordatorios, formularios, seguimientos y reactivaciones trabajando en piloto automático a favor de tu agenda.